Szanowni Państwo,
W związku z rozpoczęciem stosowania z dniem 25 maja 2018 roku Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku (dalej: RODO) dbając o bezpieczeństwo przetwarzania Państwa danych osobowych, pragniemy Państwa poinformować o kilku, niezmiernie istotnych kwestiach. Uprzejmie prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami, a w przypadku pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji.
1. Kto jest Administratorem Państwa danych osobowych?
Administratorem przekazanych przez Państwa danych osobowych jest:
POLEXPANS SP. Z O.O.
z siedzibą w Częstochowie przy ulicy Hausbrandta 1/3, 42-224 Częstochowa, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Częstochowie, pod nr KRS: 0000703209 o numerze NIP: 9492222247
i numerze Regon: 368745500
Z Administratorem Danych Osobowych można się kontaktować:
a. pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres siedziby Spółki,
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych należy się kontaktować pisemnie na adres siedziby Administratora.
2. O jakich danych osobowych mowa ?
Państwa dane osobowe przetwarzane są w celu nawiązywania lub zachowania relacji biznesowych pomiędzy Państwem a naszą Spółką, przeprowadzania analiz handlowych, wymiany informacji o trendach rynkowych, dochodzenia ewentualnych roszczeń, a także realizowania wiążących Państwa ze Spółką umów i porozumień.
W związku z tym, informujemy, iż będziemy przetwarzać następujące Państwa dane identyfikacyjne, dane adresowe oraz dane kontaktowe.
3. Jaki jest cel przetwarzania danych osobowych?
Każde przetwarzanie Państwa danych musi być oparte na właściwej, zgodnej z obowiązującymi przepisami, podstawie prawnej.
a. W przypadku realizowania wiążących Państwa ze Spółką umów i porozumień, dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji ich postanowień;
– podstawa prawna przetwarzania danych osobowych to: art. 6 ust.1 lit. b) RODO, czyli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub art. 6 ust.1 lit. f) RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora;
b. Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń w ramach prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej;
– podstawa prawna przetwarzania danych osobowych to: art. 6 ust.1 lit. b) RODO, czyli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub art. 6 ust.1 lit. f) RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora.
c. Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawno – podatkowych w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą
– podstawa prawna przetwarzania danych osobowych to: art. 6 ust.1 lit. b) RODO, czyli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, art. 6 ust.1 lit. f) RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora lub art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, czyli wypełnienie obowiązku prawnego, który ciąży na Administratorze.
d. Dane osobowe mogą być przetwarzane w calach statystycznych i analiz, których wynikiem nie są dane osobowe i wynik ten nie służy za podstawę podejmowania decyzji dotyczących konkretnej osoby fizycznej;
– podstawa prawna przetwarzania danych osobowych to: art. 6 ust.1 lit. f) RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora.
e. Dane osobowe mogą być także przetwarzane w innych, prawnie uzasadnionych celach związanych z prowadzeniem przez Spółkę działalności gospodarczej, w tym w przypadku nawiązywania lub zachowania relacji biznesowych pomiędzy Państwem a naszą Spółką, przeprowadzania analiz handlowych, wymiany informacji o trendach rynkowych;
– podstawa prawna przetwarzania danych osobowych to: art. 6 ust.1 lit. f) RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora.
4. Czy dane osobowe są / będą przetwarzane jeszcze w jakiś inny sposób?
Jako podmiot gospodarczy, prowadzący działalność handlowo – usługową dbamy o poufność Państwa danych. Z uwagi na konieczność zapewnienia odpowiedniej organizacji naszego przedsiębiorstwa– np. w zakresie infrastruktury informatycznej czy bieżących spraw dotyczących naszej działalności jako przedsiębiorca – Państwa dane osobowe mogą być przekazywane,
tj. ujawnione lub udostępniane – następującym kategoriom odbiorców:
a. naszym pracownikom, współpracownikom oraz kontrahentom, którzy współpracują z nami przy wspólnych realizacji celów wskazanych w punkcie 3;
b. innym podmiotom gospodarczym współpracującym ze Spółką przy realizacji usług;
c. dostawcom usług zaopatrującym Spółkę w rozwiązania techniczne, informatyczne oraz organizacyjne umożliwiające świadczenie usług przez Spółkę oraz zarządzaniem naszą firmą (w szczególności mowa o dostawcach usług teleinformatycznych, firmach kurierskich i pocztowych)
d. dostawcom usług prawnych i doradczych, w tym wspierających Spółkę w dochodzeniu ewentualnych roszczeń (np. kancelarie prawne i firmy windykacyjne);
– podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest w tym przypadku art. 6 ust.1 lit. f) RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora;
Pragniemy poinformować, iż podmioty, które na zlecenie POLEXPANS SP. Z O.O. dokonują przetwarzania danych osobowych działają na mocy i w oparciu umowy powierzenia (zgodnie z art. 28 RODO), bądź też w oparciu o złożone oświadczenia o zachowaniu poufności.
Administrator Danych Osobowych informuje, iż nie przetwarza Państwa danych osobowych w oparciu o zautomatyzowany sposób podejmowania decyzji, w tym nie dokonuje ich profilowania.
5. Skąd posiadamy Państwa dane osobowe?
Dane osobowe otrzymaliśmy od Państwa w celu nawiązania lub w trakcie współpracy, ze stron internetowych oraz dostępnych komercyjnych baz danych na rynku.
6. Przez jaki czas przetwarzane są dane osobowe?
Informujemy, iż dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wymienianych w pkt 3 celów:
a) w zakresie realizacji postanowień zawartych w umowie lub porozumieniu – przechowujemy Państwa dane osobowe przez czas obowiązywania umowy, nie dłużej jednak niż przez okres 10 lat od dnia zakończenia obowiązywania umowy lub porozumienia,
b) w celu dochodzenia roszczeń w związku z wykonywaniem umowy lub w związku z przysługującymi nam prawami, nie dłużej jednak niż 5 lat od upływu okresu przedawnienia roszczeń,
c) w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności podatkowych i rachunkowych, nie dłużej jednak niż przez okres 10 lat,
d) w celach statystycznych i archiwizacyjnych, nie dłużej jednak niż przez okres 10 lat,
e) w celach innych niż wyżej wymienione, prawnie uzasadnionych, związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę, nie dłużej jednak niż przez okres 10 lat.
Po upływie ww. okresów Państwa dane zostaną usunięte lub poddane anonimizacji.
7. Jakie mają Państwo prawa?
W związku z przetwarzaniem przez POLEXPANS SP. Z O.O. Państwa danych osobowych – mają Państwo prawo:
– dostępu do treści swoich danych oraz żądania ich sprostowania,
– żądania usunięcia danych danych osobowych,
– żądania ograniczenia ich przetwarzania,
– żądania ich przenoszenia, a także do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych i do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, w przypadku uznania, że dane są przetwarzane z naruszeniem unijnych i polskich przepisów dotyczących ochrony danych osobowych
Z powyższych uprawnień mogą Państwo skorzystać kontaktując się z Administratorem Danych Osobowych: pisemnie, za pomocą poczty tradycyjnej na adres siedziby Spółki.